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1. L’Office Manager est une secrétaire ou un assistant, c’est pareil !
C’est faux ! L’Office managers a pu commencer sa carrière par un poste de secrétaire ou d’assistant mais c’est en sachant élargir ses compétences qu’il a pu changer de poste. L’Office Manager remplit des missions bien plus variées qu’un assistant et surtout, comme son titre le stipule, son champ d’action concerne le bureau, il est donc amené à gérer l’agenda d’une équipe mais également à s’occuper d’un déménagement, trouver un prestataire de service ou encore organiser un séminaire annuel.
2. L’Office Manager est toujours une femme parce que les hommes ne veulent pas faire ce métier
Tout comme les postes de secrétaires ou d’assistantes, on a tendance à penser que l’Office Manager est exclusivement une femme. Et c’est vrai en majorité puisque 90% des OM sont des femmes (source : Magic Office). Cela signifie t-il que les hommes ne sont pas intéressés par les postes d’OM ? Pas du tout. Pour beaucoup de recruteurs, il est « naturel » que ces postes soient occupés par des femmes, qui sont majoritaires dans les métiers du care. Heureusement, l’inclusivité est un sujet d’actualité et les choses changent petit à petit : un métier ne peut en aucun cas être genré.
3. L’Office Manager gère les fournitures de bureau et les tâches administratives
L’Office Manager travaille souvent dans des TPE, dans des environnements où chacun a une liste de poste bien fournie. Il peut être amené à gérer les fournitures de bureau et les tâches administratives mais cela ne reste accessoire. L’Office Manager est avant tout garant de la cohésion des équipes et il doit être doté de vraies soft skills : le sens des priorités, une aisance relationnelle, un sens de l’écoute et une grande capacité d’adaptation.
4. L’Office Managers n’a pas besoin de compétences en communication
Bien au contraire, c’est parce qu’il est l’interface entre plusieurs services que l’Office Manager doit avant tout être un bon communicant et doit adapter sa communication. Il travaille souvent de concert avec la Direction et les Ressources Humaines, mais il choisit également des prestataires de service (coursiers, nettoyage ou encore traiteurs). En plus d’être synthétique, l’Office Manager doit savoir s’exprimer clairement pour bien se faire comprendre, mais également bien comprendre ses équipes !
5. L’Office Manager n’est pas concerné par la culture de l’entreprise
La culture d’entreprise a pour objectif de réunir les salariés autour de valeurs communes, tout en s’appuyant sur la diversité des personnes la composant. L’Office Manager travaillant avec tous les services, c’est à lui d’incarner la culture de l’entreprise et d’en être le garant. Par exemple, c’est lui qui va s’occuper du pot de départ d’un collaborateur ou qui va mettre en place la journée où les salariés s’habillent comme ils le souhaitent (Friday Wear).
6. L’Office Manager n’est pas un expert
Comme l’Office Manager est destiné à être polyvalent, il est courant d’entendre qu’il n’est par conséquent expert en rien. C’est faux, l’Office Manager est bien un expert dans certains domaines. Tout dépend de la structure dans laquelle il travaille, mais par exemple le fait d’évoluer dans une TPE l’amène à avoir plusieurs domaines d’expertises. Certains vont se spécialiser dans les Ressources Humaines, d’autres dans les sujets IT et tech, d’autres enfin dans l’organisation d’évènements. L’Office Managers est multi-expert!
7. L’Office Manager ne travaille pas en étroite collaboration avec les autres services
L’Office Manager interagit régulièrement avec les autres services, telles que les Ressources Humaines, le Marketing, la Communication, les Finances ou encore l’informatique. En effet, son rôle est de veiller à ce que les opérations quotidiennes sont assurées efficacement (factures payées dans les délais, notamment) et les projets livrés à temps et dans les limites budgétaires. L’OM est le point de contact entre tous les services de l’entreprise.
8. L’Office Manager n’est pas soumis à des exigences élevées
C’est faux car il est confronté à des budgets limités, des délais serrés, il doit être sur tous les fronts tout en gardant son sang-froid en toutes circonstances. Sa grande force est sa capacité à prioriser, c’est ce qui lui permet de ne pas paniquer en cas de rush. Par ailleurs, c’est la polyvalence de l’OM qui lui permet de répondre aux attentes mises sur sa fonction.
9. L’Office Manager n’est pas responsable de la gestion de projet
C’est tout l’inverse : l’Office Manager est souvent responsable de la planification et de la coordination de projets, de la gestion de budget et de l’optimisation des processus opérationnels. Il peut être chargé de la gestion d’évènements d’entreprise ou de projets plus complexes, tels que la mise en place d’un nouveau logiciel voire système informatique. Une fois encore, tout dépend de la structure dans laquelle il évolue mais il faut retenir que l’Office Manager est multi-spécialiste !
10. L’Office Manager n’est pas formé pour gérer des situations d’urgence
L’Office Managers peut tout à fait être formé pour faire face à des imprévus tels qu’un incendie, un cambriolage, une inondation ou une coupure de courant. Professionnel de la gestion de bureau, il est chargé de mettre en place des plans d’urgence pour préparer l’entreprise à ces imprévus. Il peut s’agir de procédure d’évacuation, de plans de sauvegarde des données ou de procédures pour garantir la sécurité des salariés.